有效的时间管理

如果你总是感到你的时间不够用,总是忙得脚打后脑勺的话,你应该学会如何去节省时间以及如何有效地利用时间,尤其是在工作场所中,这是我们综合绩效中一个很关键的因素。改进技术和策略将会帮助你有效地管理你的工作时间,相应的就会减少你的压力。使用Kelly Services的时间管理计划系统,你可以让时间为你服务,而不再是时间的奴隶。

 


在办公室

我们大部分人的办公室不是高大的写字楼,就是自雇人士使用的单间办公室。无论你的办公环境如何,一定要保证办公区域的井井有条。你经常使用的材料和设备也要放在你的旁边,照明光线要充足,防止出现头痛和视力疲劳。舒适的座椅将会使你集中精神工作,对提高工作效率,保障工作质量有一定帮助。而你的办公桌要足够大,可以很轻易地就容纳下你所用的办公设备。

 


你的办公桌

当你坐下时要看一下你的办公桌。如果上面全是资料、书信和文件,你肯定会有压迫感,这会使你感到紧张和沮丧。这还意味着,你需要花费更长的时间来寻找你所需要的东西,因此你应该立刻清理桌面,保持桌面清洁。将文件从桌面上拿走,在一段时间内把精力集中在一件事情上,尽力将其做好。

 


案头工作

虽然办公室科技已经很发达了,我们仍然要处理很多案头工作。不要沉湎于文海之中,而是要将文件分门别类的归档。能够快速和简单处理的任何事情都要马上完成,这种积极的方式将不仅使你更加有效率,还能让你感到走在了工作的前面,使你对日后的工作更有信心。

当你在书写时,尽量保证文件清楚、准确,越简洁越好。一定要记住,最好的思想往往是最简单的语句,表达它们的最佳方法就是利用陈述的技巧将你的观点按顺序排列好,以达到最好的效果。

 


沟通

虽然从手机到电子邮件设备等公司的通讯系统有了巨大的发展,可是许多公司仍然会由于通讯不畅而出现重大问题。

与你的同事们开发各个层次的通讯线路是很关键的。让他们知道自己需要了解的信息,反过来可以节省大量的时间和精力。记住一定要将需要联系的人的资料记录到备忘录和电子邮件中,并且给其他人充足的时间做出回应。

如果你的公司有内部电子邮件系统,那么就尽量使用该系统。它提供了快速、高效和省钱的通讯方式,让你不再有无法联系到他人的问题。注意,使用邮件并不意味着你不再与任何人说话,面对面的交流沟通仍是最有效的沟通方式!

另一方面,打电话的沟通方式要求立刻给到对方回应,因此对要打的电话做好计划是一个好主意。在你打电话之前,准备好你想要说的话或要用的东西,尽量使谈话简短和切入主题。

 


在截止日期前完成

如果你的某项任务的截止日期快到了,那么你就要将其作为最先处理的事情。一个小时连续工作的效果等于四个小时断断续续工作的效果。所以要尽可能的为自己创造一个不被打扰的工作环境,例如将你的电话设定为转接模式。

 


安排好会议

举办一次成功的会议的原则就是提前制订出会议的目的,如简报、谈判、讨论观点或有固定的日程表。不论会议是何种类别,都要事先与其他参加者商定时间,这也表示你将会按时开始,在规定的截止日期前完成工作,并制订出详尽和切入主题的日程表。理想的情况是,一个人应像领导人一样按照时间和主题来召开会议。会议记录应清楚和简要,例如通过了什么决议和谁在何时做了什么等等。

在每个会议开始之前,都要问自己“这个会议真的有必要开吗?”

 


利用好你的黄金时间

我们每天都有自己的黄金时间,在这段时间内我们工作起来最有效率。

找出什么时候是你的黄金时间,利用这段时间来处理最具挑战性的工作。如果你在工作时感到毫无头绪,那么就休息一下。如果随后你仍然感到没有头绪,那就要尝试分辨出是什么东西阻碍了你,积极找出可以得出解决方案的问题区域,是因为缺乏信息、缺乏动力还是所需实现的目标不明。

 


赶时间

如果你的工作进度一直落后,而且“不清楚完成工作还需要多少时间”,那么你可以通过工作日记的记录知道自己现在工作的进度,重新规划好自己的时间。

 


做好计划

将你的工作日记或日程安排程序作为备忘录的补充,在你每天傍晚下班之前,你都需拟订你想要完成的任务和第二天你需完成工作的清单。根据工作的紧急程度和重要性设定你的工作优先表,并且开发自己的系统,使其便于使用。

每天要尽可能多地完成任务,但是要有弹性,随时准备担负起突如其来的任务。

 


学会说不

在工作中的效率取决于在知道要做什么的时候还要知道不要做什么。学会不要过多地承担责任,说“不”很关键。如果你被要求去完成一项工作,而你知道你将无法在截止日期之前完成现有的任务,那么你就要将这一事实提前表述清楚。不要含糊地说“我不确定”或“让我想一想”,解释清楚为什么你无法按时完成任务。可以说我今天不能做,但是我很高兴可以在明天/周末去完成来尽量争取时间。如果这项工作确实紧急,那么就跟你的老板/同事们讨论如何处理此事,使得其他截止日期不会被错过。

 


设定目标和目的

制订你想要在什么时候,以何种方式实现什么样的目标,将会使你向着一个切实的目标去努力工作。理想的目标是要尽可能具体的、并且能够被估算在一定时间内完成的。目标相对于目的,时间要更长远一些。明确的目标可以激励你并且给予你工作的动力。